Málo vybavení v moderním digitálním pracovním postupu je tak široce dostupné, ale tak široce ignorováno (nebo přímo zneužíváno ) jako funkce BCC e-mailu. Pokud jste vinni zneužíváním nebo zanedbáváním své moci (a máte tu šanci, že jste), je čas k činění pokání a v průběhu procesu omezit spam a chránit soukromí vašich přátel a rodiny. Co je rozdíl mezi CC a BCC při odesílání e-mailu?

Existují tři adresové sloty v každém e-mailovém klientovi: TO, CC a BCC, které stojí pro "[dodat do]", "carbon copy" a "blind carbon copy", resp. Tato označení jsou překážkou světa, která předcházela elektronické poště: fyzické dopisy a poznámky.

Například v obchodních memorádách z poloviny století by pro primární příjemce byl k dispozici slot TO, což je CC slot pro jednotlivce, kteří potřebují být v komunikaci, ale kdo nebyl primárním příjemcem, a třetí slot, BCC, pro jednotlivce, kteří potřebují být v komunikaci příliš, ale z jakéhokoli důvodu, jejich identita by byla zadržena z poznámek rozeslaných příjemcům v adresy pro adresy TO a CC. Při příchodu elektronické pošty byly kopírovány stejné konvence používané v papírové poště a poznámky, a to jak z obeznámenosti, tak i proto, že zůstaly užitečné, i když zpráva již nebyla fyzicky zkopírována a doručována.

Pokud by tyto konvence existovaly po desetiletí před příchodem e-mailu a přetrvávaly v průběhu půlstoletí, kde vznikly potíže? Existují dvě formy zneužití BCC: pasivní agresivní kopie slepého uhlíku (zlovolná forma neštěstí) a zanedbání používání kopírování slepého uhlíku k ochraně soukromí (problémy, které vznikají z nevědomosti). Podívejme se na to, jak a proč se vyhnout každému.

Řekni Ne k pasivně agresivnímu neúspěšnému kopírování

Nejhorší použití nevidomé kopie je pasivně agresivně zachytit spolupracovníka. Tento druh zneužívání BCC vzrůstá, když zaměstnanci využívají funkci BCC jako způsob, jak nepřímo tatovat se svými spolupracovníky, nasávat se na šéfa nebo jinak zapojit do nefunkčních pracovišť.

Obrázek s laskavým svolením komiksů EC

Zaměstnanec by například mohl dát svého šéfa jako adresáta BCC na e-mail, který posílá jinému zaměstnanci, aby jeho šéf viděl, že komunikuje s druhým zaměstnancem nebo že druhý zaměstnanec nesplňuje nějaký druh závazku nebo termínu. Tento druh tajné veverkové komunikace je obecně zamračen na pracovišti a my se nemyslíme na to, že bychom chtěli nějaké chování, které by chovalo drobné a pasivní agresivní pracovní prostředí.

Naše jediná rada v této záležitosti je: Zastavte to.

Pokud se k vám neobjeví váš personální oddělení nebo váš šéf

explicitně

a budete vás upozorňovat na komunikaci s BCC, měli byste se vyvarovat praxe.

Pokud se lidé v primární komunikaci musí udržovat ve smyčce , dokonce i vyšší úrovně, nejlepší praxe je zahrnout je jako adresáty CC a upozornit adresátů na to, kdo byl zahrnut a proč. Nejenže to vytváří vyspělejší dialog na pracovišti, ale také pomáhá Vyhnete se obzvláště nepříjemné události: pokud váš šéf nebo jiný příjemce BCC používá funkci odpovědi na všechny, které účinně odmasknou a odhalí, že se dozvěděli o obsahu předchozí e-mailu. Snažte se vysvětlit, že jste spolupracovníkovi spolupracovali proti vodnímu chladiči. Naštěstí je počet lidí, kteří zuřivě používají funkci BCC, malý, což nás vede k těm, kteří tvoří většinu zneužívání: nevědomí.

Kamarádi nechtějí kopírovat kamarády

Pokud většina lidí zneužívá funkci BCC jako součást kampaně proti psychologickým bojům proti jejich spolupracovníkům, pak, kde nás to opouští? Zanechává nás s

miliony

lidí, kteří nevědomky opomíjí dokonce používat funkci BCC.

Proč je funkce BCC tak důležitá? Umožňuje vám poslat e-mail někomu, aniž by tato osoba viděla všechny ostatní, kteří obdrží e-mail, a účinně ochraňují své osobní údaje. Zde je příklad e-mailu vpřed, vyřazen z vlastních e-mailových archivů: Každé modré rozostření v souboru s filtrem ochrany soukromí je e-mailová adresa. Nejen, že jsme byli v seznamu příchozích příjemců, na které jsme byli zařazeni, více než 40 e-mailových adres, ale v předávaném e-mailu (viděném výše), které obsahují 13 a 8 e-mailových adres, existují dvě sady zbylých bloků dopředu. To znamená, že v celém těle e-mailu je více než 60 e-mailových adres. Teď se možná ptáte sami sebe: "Tak co? Co na tom záleží? "Záleží na několika důvodech. V prvé řadě existuje jednoduchá otázka soukromí a respektování soukromí osob na vašem seznamu kontaktů (ať už jsou to přátelé, rodina nebo obchodní partneři). Je samozřejmé, že lidé, kteří vypálí dopředu a hromadné e-maily s desítkami svých přátel a spolupracovníků, si nemají čas osobně kontaktovat každou z těch desítek příjemců a zeptat se, zda chtějí, aby jejich kontaktní informace byly sdíleny se všemi ostatními na Seznam adresátů. Je to naprosto neuctivé sdílet informace o kontaktech bez souhlasu dotyčné osoby.

SOUVISEJÍCÍ:

Jak používat skrytou karbonovou kopii v aplikaci Outlook 2010

Ještě více neúctající a obtěžující, dav lidí, kterým jste e-mailem. Pokud zasíláte e-mailu deseti lidem v malé občanské organizaci, která se již navzájem pozná, může to být problém. Pokud jste učitel a zasíláte několik (nebo ne stovek) studentů nějaký doplňkový materiál, najednou sdílíte osobní kontaktní informace mnoha lidí s mnoha dalšími lidmi, s nimiž se možná nebude chtít podělit .

Ještě horší je, že pokud někdo náhodně zasáhne "Odpovědět všem" do kteréhokoli z e-mailů, které vysíláte s plně načtenými zásuvkami TO a CC,

každá osoba na původním seznamu příjemců obdrží odpověď. co je nejlepší, je to relativně neškodné, ale určitě ztrácí čas všech ostatních, když otevřou e-mail, aby zjistili, co je v diskusi nové. V nejhorším případě, jak se mnohokrát stalo v korporacích po celém světě, e-mail může mít svůj vlastní život, protože stovky zaměstnanců odpovídají, argumentují a jinak komunikují s e-mailem. Taková odpověď - všechny řetězové reakce mohou pokrýt tisíce e-mailů a mohou dokonce vyvolat plamenné války (v závěru 20. století tu probíhala jedna válka plamene v Tandem Computers, která trvala roků

). a praktičtějším zájmem o ty z vás, kteří by se nemuseli starat o dobrou e-mailovou etiketu a ochraně soukromí vašich přátel, tento druh hromadných e-mailů neúmyslně vytvoří úhledné seznamy e-mailových adres pro škodlivý software a spammery, aby se sklízely. Pokud vaše e-mailová adresa skončí na obrovském e-mailu posílaném kolem pověstného světa, můžete si být jisti, že někde po řádku skončíte na seznamu nevyžádané pošty. Ještě horší je, že pokud jeden z uživatelů, který skončí se zaslaným e-mailem, který sedí v útrobách doručené pošty, skončí zasažen malwarem, který se replikuje prostřednictvím seznamů kontaktů a e-mailových adres nalezených ve doručené poště, pravděpodobně skončíte s nebezpečným e-mailem

Používáte BCC Wisely Pokud jste v posledním táboře, ti, kteří ignorují funkci BCC, se pravděpodobně ptáte sami sebe, co můžete udělat, abyste se vyhnuli ochraně soukromí a bezpečnosti. jak je uvedeno výše. Nedělejte si starosti, jakmile si uvědomíte, jak strašlivé je ignorovat funkci BCC, je zřejmé, co musíte udělat, abyste si umyli předcházející špatné e-mailové chování Nejprve a především začít se ptát sami sebe "Musím opravdu poslat tento e-mail všem na mém seznamu kontaktů? Třicet z nich? Kterákoli z nich? "Odpověď na tyto otázky pro většinu e-mailů je: Ne. Ne, nepotřebujete vypustit osobní e-mail nebo předat všem ve vašem seznamu kontaktů. Zadruhé, když se do

ocitnete s oprávněným důvodem, proč byste najednou posílali celou řadu lidí. Stejně jako například přepínáte na nového poskytovatele e-mailu nebo chcete odeslat novou poštovní adresu stovce vašich přátel a příbuzných, jedinou vhodnou věcí je dát adresy do BCC slotu. Tím je zajištěno, že veškerá zla masového odesílání e-mailů budou odstraněna: e-mailové adresy všech příjemců zůstávají soukromé, v počítači jednoho příjemce, který sklízí e-mail jiného příjemce, není šanci na spam nebo malware. pokud někdo z nich bude muset odpovědět na vaši otázku, neboť takovou otázku nebo dotaz nebudu rozptýlit na všechny ostatní osoby.

BCC zvyšuje soukromí, zvyšuje bezpečnost a snižuje počet doručených zpráv a spolupracovníci musí projít. Neexistuje absolutně žádný důvod, proč byste se jí vyhnuli, když je to tak jednoduché, jako uvedení adres do jiného adresového slotu.

---